EMMA Use Case Navigator
Steuerkanzleien
Use Case Repository

EMMA in der
Steuerkanzlei

Wie EMMA repetitive Aufgaben in Steuerkanzleien übernimmt — damit Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.

10 Use Cases für Steuerkanzleien
Stand: März 2026
Ausgangslage
Herausforderungen in Steuerkanzleien

Fachkräftemangel

Qualifiziertes Personal ist knapp. Wachstum ist nur durch mehr Köpfe möglich — bis EMMA übernimmt.

∅ 40 % der Arbeitszeit entfallen auf Routinetätigkeiten

Medienbrüche

DATEV läuft on-premise. Keine nativen APIs für vollständige Prozessautomatisierung — Daten wandern manuell zwischen Outlook, Excel und DATEV.

0 Schnittstellen benötigt — EMMA arbeitet direkt in der Oberfläche

Nicht-Skalierbarkeit

Mehr Mandate bedeuten mehr manuellen Aufwand. Saisonale Spitzen (Jahresabschluss, Steuererklärungen) belasten das Team massiv.

45 Min manuelle Arbeit pro Mandant beim Jahresabschluss-Workflow

Fehlerquote & Compliance

Manuelle Dateneingaben erzeugen Fehler. Fristen werden verpasst, Bescheide nicht rechtzeitig geprüft, Einspruchsfristen ablaufen lassen.

25.000 h jährlich eingespart durch Prozessautomatisierung in vergleichbaren Kanzleien

DMS-Chaos

Dokumente werden manuell klassifiziert, falsch abgelegt oder gar nicht verschlagwortet. Suchzeiten kosten täglich Stunden.

OCR + KI sind die Lösung — aber kaum eine Kanzlei setzt das konsequent ein

Mandantenkommunikation

Fehlende Unterlagen werden manuell angefragt. E-Mail-Vorlagen existieren, werden aber nicht automatisch befüllt oder versendet.

24/7 kann EMMA Mandantenkorrespondenz abwickeln — ohne Mitarbeiter
DATEV & EMMA
Was DATEV kann — und wo EMMA anfängt
DATEV nativ

Das kann DATEV bereits

  • Automatisierungsservice Rechnungen (Buchungsvorschläge für Eingangs-/Ausgangsrechnungen)
  • Automatisierungsservice Bank (Buchungsvorschläge aus elektronischen Kontoumsätzen)
  • Liquiditätsmonitor online (Prognosen & Grafiken)
  • Einspruchsgenerator (KI-Texterstellung für Steuerbescheide)
  • DATEV Copilot (KI-Assistent — nur Cloud-Lösungen)
  • LEXchat (Steuerrechtliche Fragen per KI)
  • Personal-Benchmark online (Gehaltsprognosen)
DATEV-Lücken

Was DATEV nicht automatisiert

  • Kein automatisches Login & Navigation in DATEV Unternehmen online
  • Kein End-to-End Jahresabschluss-Workflow (Entwurf → Übermittlung → Rechnung → DMS)
  • Kein automatisches Mandanten-Onboarding (DATEV anlegen + DMS + Outlook)
  • Keine automatische Posteingangs-Klassifizierung & DMS-Ablage
  • Kein Belegabruf aus externen Portalen
  • Keine automatische Mandantenkommunikation bei fehlenden Unterlagen
  • Keine Zinsberechnung & Saldenmitteilung
EMMA

Genau diese Lücken schließt EMMA

  • Vollständige Prozessautomatisierung über Systemgrenzen hinweg
  • RPA + KI Kombination: OCR, Klassifikation, Entscheidungslogik
  • Login in beliebige Systeme (DATEV, Banken, Portale)
  • E-Mail-Automatisierung mit dynamischen Anhängen
  • Skalierbar auf beliebig viele Mandate — 24/7
  • Nach 2-tägiger Schulung selbst konfigurierbar (No-Code)
  • On-premise kompatibel — kein Cloud-Zwang
  • Dokumentiert jeden Schritt (Audit Trail)
Use Case Repository
10 EMMA Use Cases
Klicke auf „Details" um Prozessschritte, Zeitersparnis und Empfehlung zu sehen.
01
Dokumentenmanagement
Posteingang → DMS → Vorgangsmappe
E-Mails automatisch klassifizieren, Anhänge im DMS ablegen und Vorgangsmappen erstellen — ohne manuelles Eingreifen.
Priorität: Hoch Quick Win Vollautomatisierung
  1. 1Outlook-Postfach überwachen — neue E-Mails erkennen
  2. 2Betreff + Absender + Inhalt analysieren → Mandant + Dokumenttyp zuordnen
  3. 3Anhänge automatisch herunterladen (PDF, ZIP, Office)
  4. 4OCR + Klassifikation: Rechnung, Kontoauszug, Vertrag, Bescheid?
  5. 5Dokument im DMS ablegen + korrekt verschlagworten
  6. 6Vorgangsmappe anlegen oder verknüpfen (z.B. „Jahresabschluss 2025 – Mandant X")
Impact: Sehr hoch — regelbasiert, repetitiv, hoher Zeitanteil. Empfohlen als Einstiegs-Use-Case für jede Kanzlei.
02
Finanzbuchhaltung
Kontoumsätze prüfen & Belege anfordern
EMMA liest Mandantenliste aus Excel, loggt sich in DATEV Unternehmen online ein, exportiert ungeprüfte Umsätze und versendet automatisch Aufforderungen an Mandanten.
Priorität: Hoch Vollautomatisierung
  1. 1Excel-Liste lesen: Mandantennummer, Name, Zeitraum, E-Mail-Adresse
  2. 2Browser öffnen → DATEV Unternehmen online → Login (Smartcard + PIN)
  3. 3Mandant eingeben → Anwendungen → Bank → Kontoumsätze prüfen
  4. 4Zeitraum eintragen → Filter: Status „ungeprüft" → Export als Excel
  5. 5Outlook öffnen → neue E-Mail mit Mandanten-Adresse, Standardtext + Excel als Anhang
  6. 6Nächsten Mandanten aus Liste holen → Schleife wiederholen (24/7)
Skalierbarkeit: Beliebig viele Mandate im 24/7-Betrieb. Kein manueller Eingriff nach Einrichtung.
03
Finanzbuchhaltung
Kontoauszug → DATEV → Buchungsvorschlag
Banking-Portal öffnen, Kontoauszüge herunterladen, Daten extrahieren und in DATEV hochladen — Buchungsvorschläge werden automatisch erzeugt.
Priorität: Hoch Vollautomatisierung
  1. 1Banking-Portal aufrufen → Login → Kontoauszug downloaden (PDF/CSV)
  2. 2Daten extrahieren: Buchungsdatum, Betrag, Verwendungszweck, IBAN
  3. 3Datei aufbereiten → Upload in DATEV Unternehmen online über Bankdatenservice
  4. 4Buchungsvorschläge werden in DATEV FiBu erzeugt
  5. 5Protokoll erstellen und Bearbeiter informieren
Hinweis: DATEV Automatisierungsservice Bank erzeugt Buchungsvorschläge — aber nur wenn Daten bereits im System sind. EMMA liefert den vorgelagerten Schritt: Login + Download + Upload.
04
Kanzleimanagement
Mandanten-Onboarding (End-to-End)
Vom Aufnahmeformular bis zum versandten Willkommenspaket — EMMA legt Mandanten in DATEV an, erstellt DMS-Strukturen und versendet Standardmails.
Priorität: Hoch Vollautomatisierung
  1. 1Stammdaten aus Formular oder E-Mail erfassen (Name, Steuernummer, Adresse)
  2. 2Mandanten-Akte in DATEV anlegen (Stammdaten übernehmen)
  3. 3DMS-Ordnerstruktur erzeugen nach Kanzlei-Standard
  4. 4Willkommens-Mail + Checkliste fehlende Unterlagen automatisch versenden
  5. 5Vorgangsmappe erstellen → Status: „Onboarding aktiv"
  6. 6Zuständigen Mitarbeiter benachrichtigen
Impact: End-to-End Automatisierung. Gut skalierbar bei Wachstumsphasen. Prozess standardisiert = weniger Fehler.
05
Kanzleimanagement
Jahresabschluss → Übermittlung → DMS
Der stärkste Use Case für Steuerkanzleien. Entwürfe erstellen, E-Bilanzen übermitteln, Rechnungen vorbereiten, DMS-Ablage — alles automatisch. Spart ~45 Min/Mandant.
Priorität: Sehr Hoch Vollautomatisierung Top-Priorität
  1. 1Entwürfe erstellen: Steuererklärung, Jahresabschluss, E-Bilanz, Bilanzbericht
  2. 2Vollständigkeitserklärungen + Aufträge zur Übermittlung erstellen
  3. 3E-Mail-Anschreiben an Mandantschaft vorbereiten + versenden
  4. 4Steuererklärungen, Jahresabschlüsse, E-Bilanzen automatisch übermitteln
  5. 5Rechnungen für erbrachte Leistungen vorbereiten
  6. 6Alle Dokumente in DMS ablegen (strukturiert, verschlagwortet)
Zeitersparnis: ~45 Min manuelle Arbeit pro Mandant. Bei 200 Mandaten = 150 Stunden/Saison gespart. Der Impact-Use-Case schlechthin.
06
Dokumentenmanagement
Belegverarbeitung (OCR + KI)
Belege aus Mandantenportalen abrufen, per OCR auslesen, klassifizieren und Buchungssätzen zuordnen. Kombination RPA + KI für maximale Automatisierungstiefe.
Priorität: Hoch RPA + KI Kombination
  1. 1Belegimport aus Portalen (DATEV Unternehmen online, Mandantenportale)
  2. 2OCR: Text + Zahlen aus PDF/Scan extrahieren
  3. 3KI-Klassifikation: Rechnungstyp, Betrag, Datum, Lieferant erkennen
  4. 4Buchungssatz vorschlagen (Konto + Kostenstelle)
  5. 5Human-in-the-Loop: Unklare Belege zur manuellen Prüfung flaggen
  6. 6Automatische Ablage im DMS
Differenzierung: Klassische RPA-Lösungen stoppen bei der Übergabe. EMMA geht weiter: OCR + KI-Klassifikation + automatische Buchungszuordnung in einem Durchlauf.
07
Finanzbuchhaltung
Zinsberechnung & Saldenmitteilung
Kontoauszug einlesen, Zinsen extrahieren, Berechnung via Excel/Script, Saldenmitteilung generieren und an Mandanten versenden.
Priorität: Mittel RPA + Datenlogik
  1. 1Online-Kontoauszug aufrufen und downloaden
  2. 2Zinsen und Salden extrahieren (PDF → strukturierte Daten)
  3. 3Berechnung via Excel-Template oder Python-Script
  4. 4Saldenmitteilung aus Vorlage generieren + Daten einfügen
  5. 5Versand an Mandant (Outlook) + Ablage im DMS
Einsatz: Ideal bei Mandanten mit Darlehenskonten. Kombination RPA + Datenlogik — hebt sich von einfachen Klick-Bots ab.
08
Finanzbuchhaltung
Jahreswechsel FiBu
Prüfung des Datenbestands, Jahresübernahme in DATEV durchführen, Logs prüfen, Protokoll erstellen und ablegen — hoher manueller Aufwand, ideal für RPA.
Priorität: Mittel Vollautomatisierung
  1. 1Datenbestand prüfen: Offene Posten, fehlende Buchungen identifizieren
  2. 2Jahresübernahme in DATEV FiBu starten (für alle Mandate aus Liste)
  3. 3Logs prüfen: Fehler oder Hinweise an zuständigen Mitarbeiter melden
  4. 4Erfolgs-Protokoll erstellen
  5. 5Dokumentation im DMS ablegen
Timing: Saisonaler Prozess mit hohem Engpass-Potenzial — perfekt für Automatisierung. Läuft nachts durch.
09
Kanzleimanagement
Bescheidprüfung & -ablage
Steuerbescheide automatisch prüfen, Abweichungen erkennen, Fristen berechnen und dokumentieren. Compliance-kritisch — verpasste Einspruchsfristen kosten Zeit und Reputation.
Priorität: Hoch Vollautomatisierung
  1. 1Bescheid-PDF einlesen (Eingang per Post/E-Mail/Portal)
  2. 2OCR + KI: Steuernummer, Festsetzungsbetrag, Datum, Abgabefrist extrahieren
  3. 3Abgleich mit berechneter Steuer → Abweichungen erkennen
  4. 4Bei Abweichung: Einspruchsfrist berechnen + Mitarbeiter alarmieren
  5. 5Bescheid im DMS korrekt ablegen (Mandant + Jahr + Steuerart)
  6. 6Täglich für alle neuen Bescheide wiederholen
Compliance-Relevanz: Verpasste Einspruchsfristen kosten die Kanzlei Geld und Reputation. EMMA prüft täglich automatisch — keine Frist geht verloren.
10
Kommunikation
E-Mail-Vorlagen & Follow-up-Automation
Standardisierte E-Mail-Kommunikation mit Mandanten: Fehlende Unterlagen anfordern, Fristen-Erinnerungen, Follow-ups nach N Tagen ohne Antwort.
Priorität: Mittel Vollautomatisierung
  1. 1Trigger: Fehlende Unterlage erkannt (aus DMS-Prüfung oder Fristenkalender)
  2. 2Vorlage auswählen + Mandantendaten einfügen (Name, fehlende Dokumente)
  3. 3E-Mail via Outlook versenden + Relevante Anhänge automatisch beifügen
  4. 4Nach X Tagen ohne Antwort: Follow-up automatisch versenden
  5. 5Protokoll aller Kommunikation im DMS ablegen
Kombination: Besonders wirkungsvoll in Verbindung mit Use Case 01 (Posteingang) und Use Case 02 (Kontoumsätze) — schließt die gesamte Kommunikationsstrecke automatisch.
Priorisierung
Nutzen vs. Implementierungs-Aufwand
Hover über einen Punkt für Details. Oben rechts = ideale Einstiegs-Use-Cases.
← Aufwand → ← Nutzen →
Aufwand hoch
Nutzen hoch Quick Wins
→ Jetzt starten Aufwand hoch
Nutzen niedrig Aufwand niedrig
Nutzen niedrig
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